HỌC XUẤT NHẬP KHẨU BẮT ĐẦU TỪ ĐÂU? – KINH NGHIỆM VÀ TÀI LIỆU CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU

Học Xuất nhập khẩu – Logistics là học gì?

Trước tiên, để biết nên học ngành này từ đâu, các bạn cần phải hiểu rõ các bạn đang học cái gì!

Về Xuất nhập khẩu, các bạn có thể hiểu nó với định nghĩa như sau:

Xuất nhập khẩu (Hàng hoá) là hoạt động gồm mua bán, trao đổi, biếu tặng, di chuyển tài sản, tạm nhập tái xuất hay tạm xuất tái nhập hàng hóa mậu dịch và phi mậu dịch (Vật thể) giữa cá nhân/tổ chức với cá nhân/tổ chức giữa 2 quốc gia hoặc 2 vùng lãnh thổ có sự kiểm tra, giám sát của Hải quan” (Theo Toàn Tid – CEO trung tâm MASIMEX).

Như vậy, có thể thấy Xuất nhập khẩu không chỉ dừng lại ở một loại hình duy nhất mà thể hiện dưới rất nhiều hình thức khác nhau, tuy nhiên, đều có một điểm chung là phải chịu sự kiểm tra, giám sát của Hải quan. Việc các bạn học Xuất nhập khẩu chính là việc các bạn đi nghiên cứu về các loại hình Xuất nhập khẩu và các công việc của một phòng Xuất nhập khẩu.

Còn về Logistics, định nghĩa mà Toàn Tid đưa ra là:

“Logistics là một chuỗi các hoạt động nhằm mang sản phẩm từ người sản xuất đến người tiêu dùng, bao gồm các hoạt động kho bãi, đóng gói hàng hóa, bốc xếp nâng hạ hàng hóa, vận chuyển đa phương thức nội địa và quốc tế, thủ tục hải quan và các hoạt động hỗ trợ khác.”

Thực tế là nhiều bài viết hiện nay đang có cái nhìn chưa toàn diện về lĩnh vực này bởi Logistics không chỉ dừng lại ở việc giao nhận mà nó là một chuỗi các hoạt động khác nhau nhằm đưa hàng hóa từ người bán đến người mua. Học về Logistics chính là việc các bạn đi nghiên cứu từng hoạt động nhỏ lẻ trong chuỗi này và các hình thức kinh doanh Logistics trong thực tế.

Học Xuất nhập khẩu – Logistics cần học gì?

Về kiến thức

Kiến thức vẫn luôn đóng vai trò bậc nhất đối với bất cứ ngành nghề, lĩnh vực nào, đặc biệt là đối với ngành Xuất nhập khẩu và Logistics này. Dù bạn có kỹ năng tốt đến đâu mà không có hiểu biết cốt lõi về ngành thì cũng rất khó làm việc. Dựa trên kinh nghiệm thực tế, dưới đây là những kiến thức chắc chắn sẽ là hành trang hữu ích trong quá trình công tác của bạn sau này:

  • Quy trình Xuất nhập khẩu hàng hóa.
  • Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương.
  • Giao nhận vận chuyển.
  • Thanh toán quốc tế.
  • Bảo hiểm vận tải quốc tế.
  • Nghiệp vụ Hải quan.

Về kỹ năng

Kiến thức là tiên quyết nhưng kỹ năng mềm cũng đóng vai trò rất quan trọng, không chỉ riêng gì ngành Xuất nhập khẩu – Logistics. Việc bạn sở hữu các kỹ năng mềm tốt thì dù làm ở ngành gì, vị trí nào cũng sẽ đều giúp ích cho bạn. Tuy nhiên, để làm việc hiệu quả trong ngành này thì bạn bắt buộc phải có các kỹ năng cơ bản sau:

Kỹ năng lập kế hoạch

Lập kế hoạch là kỹ năng quan trọng của bất cứ công việc nào, đặc biệt là trong ngành về Xuất nhập khẩu – Logistics, khi mà ngành này bao gồm một chuỗi các công việc có liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau trong công ty.

Lập kế hoạch là việc bạn liệt kê ra tất cả công việc cần làm trong một danh sách, sắp xếp chúng theo trình tự thời gian, sự quan trọng, cấp thiết cần làm trước hay sau. Lập kế hoạch giúp bạn định lượng được những công việc cần làm, không bị bỏ sót, rút ngắn thời gian làm việc và có khả năng xử lý các tình huống bất ngờ có thể xảy ra.

Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp là một kỹ năng rất quan trọng trong ngành Xuất nhập khẩu và Logistics, đặc biệt là đối với những bạn sau này có định hướng làm việc tại vị trí Sales hay Purchasing.

Mua bán hàng hóa trong nước đã khó, giao thương với nước ngoài lại càng khó hơn khi mà khách hàng của bạn đến từ khắp mọi nơi trên thế giới. Họ có thể đến từ những nơi có phong tục tập quán, cách giao tiếp, cư xử khác nhau, do đó việc có được kỹ năng giao tiếp tốt sẽ là chìa khóa để bạn đem về những đơn hàng cho công ty của mình.

Tuy nhiên, bạn cần phải biết rằng, giao tiếp là kỹ năng không phải ngày một ngày hai là có thể hoàn thiện được. Nó cần được trau dồi qua một thời gian dài, và vì vậy, ngay từ khi còn đang là sinh viên, bạn hãy thường xuyên rèn luyện kỹ năng này nhé!

Tiếng Anh

Hoạt động xuất nhập khẩu và Logistics có liên quan đến các giao dịch với đối tác nước ngoài, vì vậy tiếng Anh đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Tiếng Anh ở đây không chỉ dừng lại ở tiếng Anh giao tiếp mà còn cả ở tiếng Anh chuyên ngành, đặc biệt là các thuật ngữ chuyên ngành xuất nhập khẩu. Nếu không am hiểu tiếng Anh, đặc biệt là tiếng Anh về chuyên môn, bạn rất dễ bị đối tác lợi dụng, đưa ra các điều khoản trong hợp đồng gây bất lợi cho bạn khi xảy ra tranh chấp tại Tòa án hay Trọng tài.

Ngoài ra, việc am hiểu tiếng Anh sẽ giúp bạn tích lũy được các kiến thức chuyên môn từ nước ngoài, có cơ hội được làm việc tại các vị trí xứng đáng tại các công ty nước ngoài và có cơ hội thăng tiến cao trong công việc.

Tin học văn phòng

Ngành Xuất nhập khẩu và Logistics có rất nhiều vị trí làm việc tại văn phòng. Tuy mức độ xử lý giấy tờ hay chứng từ ở các vị trí có thể khác nhau nhưng kỹ năng tin học văn phòng thành thạo là điều bắt buộc. Các trường Đại học, Cao đẳng hiện nay đã tích hợp kỹ năng này trong chương trình giảng dạy, tuy nhiên, có rất nhiều bạn vẫn đang xem nhẹ hoặc chưa hiểu rõ tầm quan trọng của kỹ năng này. Vì vậy, để có thể làm việc tốt trong ngành này, các bạn sinh viên cần phải rèn luyện thường xuyên ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường. Một số gợi ý cho bạn để học kỹ năng này là:

  • MS office (nhất là Outlook, Excel), sử dụng các tools trong việc lập và theo dõi, chăm sóc khách hàng.
  • Sử dụng ứng dụng mạng xã hội.
  • Photoshop và các phần mềm dựng video, chỉnh sửa ảnh.

Khả năng tìm kiếm, chọn lọc thông tin

Ở thời đại mà thông tin có thể dễ dàng tìm kiếm tràn lan trên mạng xã hội thì kỹ năng tìm kiếm và chọn lọc thông tin đóng vai trò rất quan trọng. Riêng đối với lĩnh vực ngành Xuất nhập khẩu và Logistics, việc biết cách chọn lọc thông tin có thể quyết định đến việc bạn tư vấn quy trình, thủ tục xuất nhập khẩu cho lô hàng đã chính xác hay không. Rất nhiều bạn mới vào nghề, đặc biệt là sinh viên mới ra trường, chưa có kinh nghiệm trong việc tìm hiểu chính sách mặt hàng, đọc các bài viết sẵn có trên mạng mà không biết rằng quy định của Nhà nước đã thay đổi nên thông tin trong bài viết đó đã không còn đúng nữa. Điều này sẽ dẫn đến hậu quả là tư vấn sai cho khách hàng, khiến cho lô hàng không được xuất đi hay nhập khẩu về đúng như kế hoạch đã định, …

Cũng tương tự như các kỹ năng ở bên trên, việc bạn có khả năng tìm kiếm và chọn lọc thông tin hay không là phải do thói quen và quá trình rèn luyện lâu dài quyết định. Thực tế là không chỉ riêng gì ngành Xuất nhập khẩu và Logistics mới cần đến kỹ năng này mà bất cứ lĩnh vực nào, khía cạnh nào của cuộc sống cũng cần tới, do đó bạn hoàn toàn có thể rèn luyện nó thông qua quá trình học tập tại trường.

Teamwork

Làm việc nhóm được hiểu là nỗ lực hợp tác của một nhóm, trong đó các thành viên sẽ cố gắng hợp tác, sử dụng các kỹ năng cá nhân và cung cấp phản hồi mang tính xây dựng để đạt được mục tiêu chung hoặc hoàn thành nhiệm vụ theo cách hiệu quả và hiệu quả nhất. Đối với tất cả các ngành nghề nói chung và Xuất nhập khẩu – Logistics nói riêng, teamwork đóng vai trò hết sức quan trọng. Nó giúp bạn giảm được áp lực công việc, từ đó giúp tăng tính hiệu quả và có những ý tưởng đột phá trong công việc. Các trường Đại học, Cao đẳng hiện nay cũng đã có tích hợp các công cụ làm việc nhóm trong môn học để nâng cao khả năng teamwork cho các bạn, vì vậy các bạn hãy tận dụng những cơ hội như vậy để rèn luyện kỹ năng này cho công việc mai sau.

Kinh nghiệm tự học Xuất nhập khẩu – Logistics và những sai lầm thường mắc phải

5 nguyên tắc “VÀNG” cho người mới bắt đầu

Học ngành này không khó nhưng phải thực sự chăm chỉ.

Chăm chỉ trước hết thể hiện ở việc bạn học tập trên trường. Có rất nhiều các trường đại học đào tạo ngành xuất nhập khẩu và Logistics, và dù ít hay nhiều, các kiến thức được dạy trong trường sẽ giúp ích cho bạn trong công việc sau này. Rất nhiều bạn hiện nay có định kiến cho rằng kiến thức trong trường khô khan và thiếu tính thực tế nên bỏ bê việc học trên trường. Điều này sẽ chỉ khiến các bạn có cái nhìn thiếu tổng quan về ngành, ảnh hưởng lớn đến tư duy làm việc sau này của các bạn. Vì vậy, hãy chăm chỉ khi còn ngồi trên ghế nhà trường!

Chăm chỉ tiếp theo thể hiện ở việc học và thực tập tại các trung tâm/công ty. Nếu trường học là nơi cung cấp cho các bạn các kiến thức nền tảng thì đây là nơi cung cấp cho các bạn các kiến thức thực tế về nghiệp vụ sau này. Do đó, hãy đi học và thực tập theo đúng nghĩa. Không chỉ học chăm chỉ ở lớp mà bạn còn phải dành thời gian để tìm hiểu sâu hơn nữa những gì giảng viên dạy ở nhà. Sau đó, trong quá trình thực tập tại công ty, bạn hãy chăm chỉ học hỏi và ghi chép, thực hành để tạo được những kỹ năng thành thục.

Phải tỉ mỉ và cẩn thận

Có những điểm rất nhỏ nhưng có thể lại rất quan trọng trong khi làm việc. Và chính những điểm rất nhỏ này, nếu sai có thể sẽ để lại hậu quả rất nghiêm trọng. Vì vậy, hãy cẩn thận và ghi chép lại những gì bạn được dạy và hướng dẫn tại lớp cũng như trong quá trình thực tập tại công ty. Hãy chú ý những điểm mà giảng viên nhắc, đừng nghĩ là mình biết rồi hay cái này đơn giản.

Ngành này rất rộng, kiến thức là vô hạn

Ngành này tuy không khó nhưng lại vô cùng rộng, do đó hãy không ngừng học hỏi. Đừng tự phụ rằng mình học rất giỏi ở trường hay biết đủ rồi. Bởi trong ngành có những bạn đi làm 10 năm nhưng kiến thức chưa chắc đã bằng những bạn mới đi làm 1 năm.

Ngoài kiến thức thì phải có kỹ năng và công cụ

Kỹ năng giao tiếp tốt, tiếng Anh khá và tin học văn phòng thành thạo sẽ là các nhân tố giúp bạn hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn. Nghiệp vụ chỉ chiếm khoảng 40% yếu tố để bạn thành công trong ngành này, 30% còn lại phụ thuộc vào kỹ năng mà bạn có. Thế nên, ngoài việc học nghiệp vụ, bạn cũng nên dành thời gian để nâng cao kỹ năng khác nữa nhé.

Nên tham gia cộng đồng

Mối quan hệ trong ngành này cũng rất quan trọng. Các bạn nên giao lưu với nhiều anh/chị/em trong ngành để học hỏi thêm. Hiện nay trên Facebook hay Zalo đều có các Cộng đồng, nơi chia sẻ những kinh nghiệm, giao lưu học hỏi trong ngành mà các bạn có thể tham gia.

________________________________________

✍️SUNWAY LOGISTICS

📲 Zalo hỗ trợ: zalo.me/g/emrbbn922

📩 Email: thanhlt@sunwaylogistics.vn

🌎 Website: https://sunwaylogistics.vn

📞Tel/Zalo: 0974855333/0947563919